高效团队会议秘诀何在

来源: 思齐俱乐部/member_siqi

你...

是否还在抱怨公司的会议流于形式?

是否还在埋怨团队会议单调乏味?

是否因为各种会议而身心俱疲?


前些日,笔者组织召开了部门会议。会后,不禁引发了一些思考。


在如今药圈儿各类政策接踵而至的当局,药品制造和经营企业都在紧锣密鼓的筹备着如何应对。霎时,医药企业的员工们忽然被会山会海所淹没,小到部门内部的视频电话会,大到企业组织的高层管理会,解决会议的低效与泛滥,成为当务之急。

据哈佛商业评论一篇文章中对182名不同行业高管调研数据显示:

65%的人称:开会导致他们难以完成工作;

71%的人称:会议没有成效,效率低下;

64%的人称:会议牺牲了大家深入思考的时间;

62%的人称:会议没能让团队关系更加紧密。


传统会议效率低下


领导讲话,各区员工注意汇报工作(每人30分钟左右),领导稍加点评,然后就有条不紊的一个一个过堂,会议结束后,大家聚个餐happy下,次日各回各家。


通常会看到这样的场景,一个员工在台上汇报,管理者记一些笔记做点评用,其余员工汇报完了的就开始分神做这做那,等待汇报的人便焦灼的看着自己的要汇报内容,潜心研究如何汇报。上面汇报的人,心里也是想着赶紧完事儿,只要不被领导挂在台上,算是交差了。


甚至有些Leader过于喜欢点评和表达个人见解。有可能导致这样一种情形出现:Leader待每一个讲者汇报完后,就开始滔滔不绝地进行点评和自我分享,貌似他们很享受这种感觉。结果可想而知,好端端一个部门讨论会,硬生生地被组织者开成了个人见解发表会,员工们晕头转向,甚至笔者不太赞成上述场景,如果会议开成了这般景象,也未免太过于形式了。



那么,如何召开高效会议,帮助企业或团队成功逃脱会议陷阱?笔者拿部门会议举例,分享下团队会议的高效召开。


高效会议收获满满


让所有人关闭电脑、手机等,认真听别人汇报,然后逐一对汇报者进行点评,以增强每一名与会者的参与感,前提是团队规模不能太大(10人左右)。会议初始,员工之间不好意思点评同事,怕点评不到位或太深了,令同事尴尬(这毕竟是件费力不讨好的事情)。


因此,在会议开场时,笔者就明确指出本次会议划定主题范围,并宣布作为团队管理者,会认真听取每一个人的汇报,也会记下每一个值得讨论和学习的点。但会先让所有与会者逐一对汇报者进行点评,尽量不要点评重复的关键点。如果点评者敷衍了事,此人的水平也会在本人这里记录下来,作为以后工作考评的参考标准,不争馒头争口气,如果部门管理者把话都说到这个地步了,参会者还不明白,那这个人就应该退出会场了。



会中讨论期间,团队Leader也要顺便把汇报者后续需关注的重点工作事项交待好。期间,管理者要及时表扬汇报者值得大家学习的地方,也要及时认同提问者的优质问题。

注意,此时组织者要注意调整会议讨论节奏,不能听之任之,否则讨论内容非常容易偏离主题。在讨论结尾时,作为管理者一定要总结归纳下,避免讨论过于激烈,导致大家各持己见,没有去在意他人的观点。这时Leader要表个态,明确自己支持的观点是什么。这里需要管理掌握好分寸,切勿让自己的观点演化为一言堂,如果过于生硬和强势,限制了员工的思维和话语权,那会大大降低了会议效率。


会议结束前,要让所有人高度总结下此次会议哪些点是令其感到最深刻、最有学习意义的。这也正是考验参会人员是否认真参会了,或从中也能看出每个人的关注点有何不同?待大家都逐一总结后,Leader要把大家的总结再进行归纳梳理下,告知台下每一名与会者。


会议效果:会中讨论非常热烈,每一名员工都深入其中,90%甚至以上的人称:这样的会议非常不错,他们在会议中学到了知识。想必这正是会议组织者最愿意看到的吧!

会议的理想状态:令团队成员愿意开会,且能在会议中学到知识,并能借助会议创造团队成员间互相了解的机会。


高效的团队会议会提升大家工作效率,引发深入思考,令团队成员间的关系更加紧密。


借此文分享给所有的阅读者,希望能给大家带来些启发和帮助,谢谢!


 专栏作者/涛涛不绝

 专注内资企业药品学术推广领域近10年,对代理制学术共建颇有建树。


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