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历时两个多月，近日，我司综合管理部对合川厂区工程类档案进行了首次标准化、系统化的整理。截至目前，已完成合川厂区全部工程类档案的收集、整理、归档工作。
为进一步加强和改进新形式下档案管理工作，实现公司档案管理的规范化、信息化要求，今年7月初，综合管理部决定对合川新厂区的工程类档案进行系统化的整理，内容包括从可信性报告到最终结算的所有工程档案，最终实现了“档案整理规范、分类科学准确、立卷整齐美观”的档案管理要求。
档案管理是档案馆（室）或档案管理工作人员直接对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理工作以其真实丰富的信息资源为企业日常经营管理提供历史档案信息查询与利用，档案的情报价值、评审价值等固有特性使企业档案在企业发展中发挥了重要作用，特别是工程建设类档案，数量多、涉及面广、使用频繁、影响重大深远，是一个单位必须重点管理的重要档案。
今年，公司档案管理员詹红梅到岗后，凭借其高度的责任心和出色的档案管理专业知识和能力，对公司各个领域的档案开始了系列的收集、整理，并于今年7月着手对工程类管理进行系列整理。因该项工程十分浩大繁复，综合管理部原本计划将工程外包，但经过市场调查后发现，一份一百多页的档案外包价格在60～70元左右，单价高昂且单本档案偏薄，外包共计需要花费3万余元，而质量还难以达到要求。从提高工作质量、节约成本等角度考虑，综合管理部最终决定在总监陈怡、副总监崔燕督促过问下，由档案管理员詹红梅具体牵头实施，合川厂区档案管理员陈永来、谢柠露等人协助，3个实习生配合，开始了档案整理工作。
由于这是公司第一次对某个重点领域进行系统化的档案整理，在工作开展之初，综合管理部遇到了不少困难。光是近十万页的各类图纸、文件、人员信息等资料就堆满了整整一间屋子，参与员工花费了两周时间才将资料分类整理出来，并开始制作目录、编码、装订。
在此过程中，参与员工规范装订，分类保存，除购买打码机在文件右下角编写页码，还专门购买强力电钻设备，对每本档案钻孔装订。整理出来的工程档案单本页码达到400页左右，信息量是外包单本档案的三倍。同时为了方便档案的查询利用，整理人员对已装订的文件编制了统一格式的目录，仅是手写封面就用完了数十支中性笔芯。经过两个多月加班加点的工作，最终综合管理部完成了该项浩繁的工程，每本工程档案的目录实物和电子版均完成了整理和存档，编制了自2009年12月起至2017年4月止的工程档案文件检索册，做到了档案搜索完整化和规范化。外包需要3万多元才能完成的项目只花费了不到1万元便全部搞定。
截至目前，综合管理部本次共完成整理档案408册，页码10万余页。此次综合管理部对合川新厂区工程档案的系统整理，对于保持档案的连续性和规范化具有重要意义，也为今后各部门查阅工程档案提供了极大的便利。