工作短信和微信要讲究结构
1．称谓恰当礼貌
称谓要表达清楚接收方的身份，并体现礼貌原则。如果是给同事发工作短信微信，最好称呼具体人名，如“×××女士／男士”，以示诚意和尊重；如果是给上级领导发会议通知，称谓最好表达为领导的姓氏加上他的职位，如“李主任”。称谓恰当，沟通和传递信息的效果才会更好。
2．首句反映主题
在首句中即反映出主题，旨在帮助接收方及时高效地读取信息。主题归纳得当，并在首句中说明主题，便于接收方迅速知晓大体内容，如“市场部××项目讨论会通知”，然后告知会议时间和地点，如“8月5日上午9:00，701会议室”。
3．内容简洁条理
工作短信微信的正文可以参照事务性通知的写作模式，第一部分说明背景及目的，第二部分说明具体事项。
在内容表述上应当做到以下两点：
一是简洁明确。尽可能用一条短信容纳全部信息，减少短信往来次数。如果需要传递的信息有多项，宜分点阐述。
二是条理清楚。例如，某单位领导发短信给他的秘书小赵：“明天上午10点你去车站接一下李主任，另外把去年的工作总结给我看一下。署名：陈主席。”有三年工作经验的小赵是这样回复的：“陈主席，来信收到。①明天上午9:30我到车站接李主任，接到后短信通知您；②去年的工作总结我已放在您的抽屉里。最近空气潮湿，您要注意腿部保暖。署名：小赵”。
4．尾语按需设置
如果是比较重要的事情，可在结尾处注明“收到请回复，谢谢！”以确保信息传递到位。如果隔了较长一段时间还没有收到回复，有必要打个电话确认对方是否收到信息。特殊的工作短信比如通知，应使用专用尾语“特此通知”，以示规范和严谨。
5．署名明确勿漏
工作短信微信较为正式和规范，结尾处必须署名。若短信末尾没有署名，接收方又没有保存过发送方的号码，他就无从得知发送方是谁，也就失去了用短信传递信息的价值。
公务短信和微信要注意用语
发送工作短信和微信时务必遵守礼貌、规范、温和三项基本原则。
1．礼貌
开头应先致问候，一句“您好”就能让对方倍感亲切和自然。如果是在下班时间发送工作短信微信，最好在开头表示歉意，说明事情紧急，希望得到对方的谅解。结尾处加上一句“谢谢”，也是有礼貌、有修养的体现。
2．规范
拟写工作短信微信必须做到语言规范，不能含混表达。拟写前要先弄清短信的内容是什么，不同的内容所使用的格式以及语言也不同。如果是会议通知，最好使用通知的写作格式，才会显得正式和规范。若是一般的节日祝福，可在开头写上“尊敬的×××”。
3．温和
每一字、每一句都要让人感觉到你面带微笑，态度温和，娓娓而谈。只有让对方感觉舒适，才有助于沟通及工作的顺利开展。
公务短信和微信要把握时度效
1．发送时间恰当
工作短信微信最好在工作时间发送，以保证接收方及时处理。早上8点以前、晚上10点以后最好不要发工作短信微信，因为消息提醒的响声或振动声会打扰对方休息。公务短信也不宜在周末发送，因为对方不可能有处理公务的积极性，很难保证信息的传递效果。如果遇到紧急情况必须发短信，应先致歉，再说明缘由。
2．妥善处理接收延迟的情况
接收延迟问题在手机短信中较为常见，因此，如果是比较重要的事情，最好请对方回复以确认收到，或者在短信发送之后致电对方询问接收情况。
3．不得滥发短信
工作短信微信应仅限于开展公务活动，使用人员必须遵守职业道德，不能利用工作之便滥发短信。要做到“三禁止”：禁止发送与工作无关的短信；禁止群发广告或非法信息；禁止对无关人员发送信息。