国家级GSP认证检查员:我们是这样飞检的!

来源: 医药供应链联盟/cmsu168


伴随着飞检范围的不断扩大和日益常态化,因由飞行检查而生成的“死亡名单”不断扩容,对药品流通行业的影响日益发酵。


据CIO合规风向不完全统计,2018年至今全国已有82家药品零售企业11家药品批发企业被撤销GSP证书。


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从图表中可以看出自四月以来撤证企业数有明显的增加,广东食药监局官网更是频繁贴出处罚通告,显示出飞检正不断地升温中!


虽然大部分同行也是兢兢业业的按照国家的要求来的,但是总会有那么一些疏漏,飞检组每次从“天”而降,总被扑一个措手不及,稍有不慎好不容易认证的GSP就会被收回或者撤销。


面对监管力度不断提高的严峻形势,药企该怎么办?飞行检查的要点和重点有哪些?我们来看看国家级GSP检查员怎么说


违法行为及重点检查内容


1经营主体违法行为分类及检查依据


无证经营及超范围经营,《药品管理法》第14条。

不具备经营条件,《药品管理法》第15条。

不符合药品GSP规范,《药品管理法》第16条。

购销假劣药品,《药品管理法》第48、49条。

从非法渠道购进药品,《药品管理法》第34条。

伪造、出租药品经营许可证照,《药品管理法》第82条。

经营没有进口注册证药品,《药品管理法》第39条。

其它:医院制剂、赠送药品、私设仓库等。


2飞行检查内容


分工协作,根据企业特点开展针对性检查;

向企业索取购销流向数据、财务凭证、人员名称和首营资料等;

做好证据收集、取证工作;

对空调系统温湿度及报警系统进行检查;

抽取代表性样品,对其首营资料与电脑记录情况比对;

对电脑系统登录账号密码管理、权限设置及登录日志进行检查;

对电脑上的QQ、微信及硬盘数据进行检查;

对购销存系统抽样品种销售额与发票数量进行比对;

对财务凭证、预付、应付款白条及购销发票进行检查;

对中药材收购和销售情况进行检查;

对特殊药品、冷链药品进行检查;

对可疑情况,开展上下游延伸检查。


3检查步骤及要点


固定证据、堵住后路


检查组分工协作,同时取证


堵住后路:检查员A负责对仓库进行检查,要求仓库保管员对进销存时间段内的流水打印或U盘备份,并进行确认,重点检查发货区、收货区、退货区域内各种票据及货物,对仓库操作区内办公台、计算机等进行重点检查,查找证据;检查员B负责对财务部门进行检查,重点检查财务部办公台、保险柜、快递信封等在内的各种来往票据进行收集,要求将时间段内记账凭证等全部搬至检查组会议室;检查员C负责对质量部门办公室进行检查,要求质量负责人将企业员工花名册、聘用合同、培训资料及关联交易全部企业及药品首营资料搬到检查组会议室。


再次与企业负责人确认,上述资料是否为企业全部真实材料?


a
检查关键要点1:现场收集证据


收集各种现场票据,对仓库收发货区、财务部、销售部及经理办公室等经营场所进行细致检查;

对快递信封、保险柜、文件柜依法依程序进行检查,收集涉及规范的证据;

对经营场所电脑QQ、微信对话及系统贮存的各种证据进行取证;

对企业营业场所、仓库的录像进行取证;

对空调系统运行、报警及记录进行取证;

对质量管理部及负责人场所进行检查;

对经营场所面积、楼上楼下观察是否有私设仓库。


b
检查关键要点2:现场药品抽查样品


对特殊管理药品进行取样核查;

对退货药品进行取样核查;

对冷链药品进行取样核查;

对违反常理或可疑药品取样进行核查;

对含毒性成分的中药饮片和中药材取样核查;

对控销、进口抗肿瘤、心血管、血糖类药品取样;

对违反先进先出及采购近效期的药品取样核查;

对购销发票数据最大的药品进行核查。


c
检查关键要点3:账务记账凭证的核查


购进与销售金额的平衡核查;

企业仓库规模与销售数量的平衡核查;

对预付款或应收款白条的核查;

对采购数量特别大或发票金额特别大药品的核查;

对销售到个体诊所、药店是否开具发票;

对特殊管理药品销售是否现金交易;

重点核查现金交易,企业名称、资金流向是否一致;

对集团企业开办的药品批发重点查进出项发票异常情况,对中药材收购发票进行针对性核查,购销流向真实性。


d
检查关键要点4:询问笔录


对药品经营企业购销、管理人员询问笔录,发现违规线索;

坚持从低层往高层,仓管、财务再到质量、销售、经理询问原则;

注重询问策略和技巧,聊天、引导和压迫相结合;

单独、分开原则,避免串口供;

询问笔录可交当地药监部门完成;

抓住一条线,一直往前追,避免多点出击。


4检查要点:直接查找现场违规行为(批发)


检查仓库区内各种可疑行为:

是否经营假劣药品;

是否分装、加工中药饮片;

是否设置非核准仓库;

库房温湿度、控制空调系统温湿度、报警系统是否正常;

对退货区的药品及退货操作进行检查;

对特殊药品进行重点检查;

对仓库区内的票据、运输单据进行收集;

对库房面积、经营规模、存货及仓库管理情况等进行初步评估。


5检查要点:直接查找现场违规行为(零售)


检查药店及周边内各种可疑行为:

是否经营假劣药品,特别是柜台底下、工作间内药品;

是否分装、加工中药饮片行为;

是否设置非核准仓库;

药店内冰箱温湿度、空调系统温湿度是否正常;

对退货药品及退货记录进行检查;

对特殊、拆零药品进行重点检查;

对药店的各种票据进行收集;

对药店经营规模、存货及仓库管理情况等进行初步评估。


6从哪些地方发现问题?


从企业成本核算入手,成本最高的地方往往是违法违规。

从企业生产经营规模与实际能力比较。

从企业文化入手,企业核心价值观是什么?

从企业从业者入手,员工的能力、执行力等反映是否规范。

从企业经营诚信体系入手,诚信是企业之本。

从企业经营合作对象入手,上下游联动核查。

依靠电子监管、网络媒体等查找企业关联信息。


现场检查中常见的问题及成因


 质量管理体系不完善 

  目前企业的质量管理文件系统普遍存在着一个问题:企业制定文件中的规定与实际情况不相符。文件中制度、职责、操作规程不够具体,关键性的内容缺失,使得文件缺乏可操作性,从而导致企业无法准确把握文件的关键内容,各岗位人员职责不清,日常质量管理工作未按规定程序完成。


 人员素质有待提高,部分企业对从业人员的管理不重视 

对人员资质不重视,相当一部分企业的从业人员大多数是高中学历,人员素质起点较低。

人员培训和继续教育不重视,企业未定期开展内部培训,人员上岗培训走过场。尤其是对新增计算机系统的操作培训、冷藏冷链设备的应急培训存在较大的欠缺。缺陷项目的统计表明,有一半以上的企业的人员培训不到位。

关键专业人员未在职在岗。部分企业的质量负责人及质量管理人员经常缺勤或兼职,甚至挂靠,未对企业进行质量管理指导和员工培训,未组织开展质量管理活动,导致质量管理体系形同虚设。


 硬件配备欠缺 

  一些企业质量管理意识不强,把药品存储区、作业区和办公区等混合在一起,仓库的地面、墙面不光洁、不平整,门禁系统缺失,库房门窗结构不严密,避光通风设施不足,防虫、防鼠、防火设备老旧,经营中药材不配备中药标本室、养护室等。


  尤其是新修订GSP要求较高的设施设备...

对于食品药品的监管,国家下大力气重锤整顿,经营企业应有切身感受。检查形式由过去的周期性、合规性的认证检查,上升为现在的常态化飞行检查;检查效果由过去的认证检查的通过率,上升为现在的飞行检查的淘汰率。目的就是要做到源头严防、过程严管、风险严控,消除药品安全质量风险,净化市场,确保人民群众用药安全。


未来,食品药品的监管力度不会削弱而是会增强。对于那些质量安全风险较大、商业诚信度较低的企业,尤其该引起重视,与其由飞检倒逼合规,不如一开始就从自身做起。在日常生产经营过程中,企业要坚持表单及时记录,生产、检测按照相关规定执行。做好自检,提前发现问题,整改问题,在应对飞检时尽可能地减少问题。以最严瑾的态度对待生产、销售的每一个环节。


安全无小事,质量大于天,在质量安全面前,任何企业都不要心存侥幸,只有合规经营才是王道!


END


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