药店管理：采购的八字诀（001）

定义

按照完成商品购进过程的先后顺序进行的采购管理

采购八字诀

进、销、存、退、损、账、钱、款

进：根据销售情况、市场情况,制定、报送采购计划,并验收入库且满足门店要货的过程。

控制要点:

1、根据销售情况、市场变化、仓库和门店库存制作采购计划,采购计划量要参考30天、60天的销售,到货后仓库库存周转天数、总(门店加仓库,下同)周转天数应设置一个上下限值。特殊情况需审批。

2、购进过多:占用资金,提升资金成本,产生效期风险;购进过少:影响销售,影响仓库人力成本,未能占用对方资金合理化。

3、过程跟踪:不能报计划了事,要跟踪一定时间内送到仓并验收人库,要跟踪仓库能否正常出库。

4、分品种选择价格最优供应商报送计划。每月两次比价,比价过程和结果要上报。经理上门寻求价格优惠支持;寻求老板支持。

5、突发事件品种,厂家GMP验收临时停产品种、换规格品种、自然灾害减产品种,大胆申请囤货,实行激励。

6、断货品种,门店有需求品种要积极搜货。

7、外省要布局商业公司,适当窜货,为品类主管增加谈判筹码。

8、计划的发送方式,计划的频率,在途时间。

销:是指门店的销量数据以及产生这些销量的原因,影响销售发生变化的因素,销售带来的账面利润和后台利润。

控制要点:

1、采购员对自己分管的品种的销量、销售带来的账面利润和后台利润应烂熟于心。

2、以销定进。根据销量来决定进货量,销量越大,周转越小。销售越小,周转越大。

3、根据销量和利润来引导门店进行销售拦截。

4,根据销量来找供应商、厂家寻求资源支持。

5、根据销量和其他,来挖掘销量,争取支持。例如:希爱力,万艾可等。

6、找厂家通过对门店员工培训、门店走访来提升销量。

存:是指仓库和门店的商品库存管理,引导门店合理库存并设置库存周转天数上下限,设置仓库库存周转天数上下限。

控制要点:

1、核算仓库合理周转天数上下限,对商品采购部负责人进行考核,连坐考核仓库主任。商品采购部采购人员和品类经理按所分管的品种测算出数据后考核仓库库存周转。也就是说,整体考核和各自考核;

2、核算门店合理周转大数上下限,考核门店管理人员,门管部(营运部)相关人员,商品采购部负责人,商品采购部采购人员和品类经理按所分管的品种测算出数据后考核门店库存周转；销量越大,周转越小。销量越小,周转越大

3、每周关注高库存,超过一定周转天数的高库存要有超过部分金额环比分析,将超过部分金额前50位排名,并逐一说明原因，且要注明危险系数。不采取任何措施能在60天内消化完的为1级危险,采取措施能在60天内消化完的为2级危险,采取措施不能在60天内消化完的为3级危险,报分管副总。

4、高库存商品应在该供应商结款前积极组织退货。

5、商品采购部所有人员各司其职,每天要知晓自己的库存金额和周转天数情况。

6、关注效期库存,退货库库存,待验收库存,破损库存。

退:是指对退货数量、退货金额、退货占比、退货渠道、退货原因进行管理与控制的过程。

控制要点:

1、高库存必须在供应商结款前退货。

2、从商业公司拿货,与第三方有合作的商品要尽量协商退货或争取资源进行消化。

3、退货应有收货人签字。

4、退货不能影响账目清楚。

5、仓库人员不能一人单独操作退货。

6、仓库人员应根据商品采购部的通知进行退货。

7、仓库人员要注意限批号、限规格、限厂家等有条件退贷。

8、商品采购人员要对退货事项进行跟踪,不能发退货通知了事。

9、商品采购人员发退货通知前要事先与供应商沟通好。

10、商品采购部仓库要共同防止不法分子冒领退货。对前来仓库收取退货的人员要进行身份确认。

11、要针对门店退货、仓库退厂两种不同退货进行月度环比分析。

损:是指商品在路途、储存、销售,售后过程中的损耗管理过程控制要点。

控制要点:

1、要根据快递途损、供应商送货上门途损区别对待、及时处理。

2、非先款后货的途损一律供应商承担,先款后货的途损要换货。

3、非特殊情况不得先款后货购进。

3、仓库和门店发生重大责任事故,造成重大商品损耗,除规定追究责任人责任外,商品采购部应尽全力找厂家全部或者部分承担损耗。

4、公司配送途损以门店收货为准。

5、门店返仓途损以仓库验收数量为准。

6、公司内部途损要以不通知抽查的方式进行核实,虚报途损应严惩,或者采取诚信度测试的方式。

账:是指商品采购部对供应商的账目进行核对管理的过程。

控制要点:

1、不要认为与供应商之间账目不清仅是财务部门的事情。

2、每个供应商结款前都必须对账,账目不符的,应在3日内找出原因,双方认可后再结款。

3、账目不清时,应按单勾对或按笔勾对。

4、对账不要怕麻烦。

5、任何条件下,不结现款、不无背书给承兑、不对私给支票。

以免造成账目不清楚,更防止重大事故发生。

钱:指对供应商的返利,奖励等公司应收取费用、赠品、赞助的管理。

控制要点:

1、商品采购人员应对自己分管的供应商返利条件时刻铭记。

2、商品采购部负责人应对自己分管的供应商返利条件时刻铭记。

3、每月进行一次应收取费用分析。每月与会计核对营业外收入,会计已经记账的方能算营业外收入。

4、任何人不得与出纳核对营业外收人。

5、应收取费用的供应商在结算货款时,应先付费用后结算货款,或者在结算时账扣费用。

6、三方协议的应收不能收回来时,直接账扣第三方的货款进行抵扣。

对应收、取费用的含税销售占比,及时性要进行考核。

款:是指对供应商的账期、付款方式的管理过程。

控制要点:

1、从账期上为公司节约资金成本。

2、从付款方式上为公司节约资金成本并创造利润,付款方式为公司创造的利润纳人应收进行考核。

3、应付货款必须有预算,每月的付款金额应控制在如下范围：上月销售成本金额的0.9-1.1之间。

……

以上内容摘自《连锁药店采购经理学习手册上下册合订本》

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