迈克尔多伊尔在其畅销书中称,“你所在的组织越是成功,你用于开会的时间就越多。”管理管理,怎么管和如何理就是开会开出来的。
大家深恶痛绝的开会,恰恰是企业管理的法宝。高层要抓中高层开会,开完会中高层又抓下属开会,开完小会又要开全体会议。
源源不断地会议不止是普通员工头疼,就连CEO内心也有点小崩溃。让人讨厌开会的不只是数量,低质量的会议才是大家厌恶开会的根本原因。
如何高效的开会,减少大家时间成本和机会成本,企业就需要建立一个完整的开会逻辑和流程。
永远不开没有准备的会议
永远不打没有准备的仗。
会议最大的成本是时间成本,集合了数人乃至整个公司每个人的时间成本。
在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考,开会了才思考是大多数会议总是在浪费时间的主要原因。
明确清楚的会议议程
开会一定有清楚的会议议程,并且提前告知与会人员,会议的时间、目的、内容和流程。
每一个流程都应该合理的控制时间,避免逃离主题、泛泛而谈,围绕一个中心点进行一个环节的讨论,讨论到位进入下一个环节。
明确清楚的会议主题
开会必须要有明确的会议主题,我为什么要开这个会?这个会主要要解决哪几个问题?
在会议准备的PPT前3页PPT,显示出会议主题。没有主题和流程的会议,是没有灵魂的。
记住开会是解决问题
开会的目的就是解决问题。
时刻记住这点才能避免会议被拖得冗长,并高效的解决问题,形成决议。
如果会议没有讨论出一个结果,就是对大家时间的浪费。所以,需要监督每个人积极的参与到会议中来,必要的时候可以打断那些偏离主题的发言。
会议记录远比你想象的重要
一定要有一个准确、完整的会议记录。
会议中的每项决议需要完整清晰的记录,仔细对应到这项决议的具体部门、具体执行人员及完成期限,如果决议需要多方协调,一定要在决议记录中明确说明各自职责,避免会后互相推诿。
一个详实、归责到位的会议记录,才能有效的把会议决策落实。
开会+不落实就等于零。
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